Toimittajaverkoston hallinta – oikea lääke oikeaan vaivaan

SRM K. Hartwall:illa ja Outotecilla

Vuoden 2016 Alihankinta-messuilla järjestetty Hankintafoorumin Toimittajaverkoston hallinta –tilaisuus kokosi yhteen noin 90 hankinta-ammattilaista. Kuulimme esityksiä toimittajaverkoston hallinnasta, kahdessa keskenään hyvin erityyppisessä yrityksessä.

K. Hartwall Oy Ab:n hankintajohtaja Tomi Saari kertoi tilaisuudessa, miten toimittajaverkostoa hallitaan liiketoimintaympäristössä, jossa toiminta on toistuvaa ja automatisoitua. Tämä vaatii jatkuvaa kustannusten ja toimintatapojen optimointia yhdessä verkoston kanssa.
Saaren jälkeen Outotec Oyj:n hankintajohtaja Pekka Heikkilä kuvasi hankintaverkoston hallintaa syklisessä projektiliiketoiminnassa, jossa toimittajaverkosto on erittäin laaja ja liiketoiminta eri kumppaneiden kanssa vaihtelee voimakkaasti projekteista riippuen.

Molemmille yrityksille hyvä verkoston hallinta on elinehto, mutta tarvittavat toimintamallit poikkeavat toisistaan.

Mitä voimme oppia näiden yritysten esimerkeistä?

Puhujat kuvasivat esityksissään yrityksen liiketoiminnan luonnetta ja sen toimittajaverkostolle asettamia haasteita. Onkin valittava oikeat lääkkeet oikeaan tautiin. Mikä toimii toistuvassa tuotannossa, ei välttämättä toimi projektiliiketoiminnassa ja päinvastoin. Toiminta fyysisesti ja henkisesti lähellä olevan toimittajan kanssa on erilaista kuin toiminta maantieteellisesti ja kulttuurillisesti etäisen toimittajan kanssa.

Oman kokemukseni mukaan teoriaa asiasta on kirjoitettu enemmän kuin riittävästi, mutta hankintaorganisaatioiden todellinen haaste on valita teoriasta ne relevantit osat, jotka on mahdollista toteuttaa omassa yrityksessä ja käytettävissä olevilla resursseilla.

Toimittajastrategiaa valitessa, ota huomioon ainakin seuraavat asiat:

• Toimittajaverkoston ja toimittajasuhteiden hallinnan tavoitteet on sovitettava yhteen yrityksen liiketoimintaympäristön ja -strategian kanssa
• Hankintastrategiassa on päätettävä, pyritäänkö menestykseen luomalla pitkäaikaisia kumppanuuksia rajallisen toimittajakannan kanssa vai ylläpidetäänkö laajempaa toimittajakuntaa ja kilpailutetaan toimittajia jatkuvasti
• Yrityksen johdon ja muun organisaation sitouttaminen valittuun strategiaan ja sisäiseen yhteistyöhön on suhteellisesti vaikeaa, toimittajien kanssa tehtävä työ helppoa
• Valitun strategian pitää olla yhteensopiva yrityksen oman toimintamallin ja kulttuurin kanssa
• Hankintaorganisaatio on myös markkinointikoneisto, jonka tavoitteena on rakentaa yritykselle hyvä hankintabrändi toimittajien kiinnostuksen herättämiseksi ja ylläpitämiseksi
• Verkoston ja yhteistyön kehittämiseksi tarvitaan relevantit mittarit ja palautemekanismit
• Ja lopulta kaikki kulminoituu ihmisiin, jotka työtä tekevät ja arvoihin, joita he toiminnassaan noudattavat

Näiden kysymysten jälkeen päästään vasta analysoimaan nykytilaa, segmentoimaan toimittajia ja laatimaan toteutussuunnitelmia.

Käytännössä yksityiskohtaisia suunnitelmia arvokkaampaa on jaettu ylätason ajatus siitä, miksi ja miten yrityksen toimittajaverkkoa hallitaan. Teoriassahan yritysten fokuksen piti siirtyä jo 90-luvulla sisäisestä tehokkuudesta ulkoiseen tehokkuuteen, mutta tässä(kin) asiassa käytäntö taitaa laahata perässä.